• Agile Guides sind Prozess-Assistenten

    Nutzen und Vorteile für Ihre Abläufe

Szenario 1: Unerwartet früher Eintritt

  • heute erfahren Sie, dass übermorgen ein neuer Mitarbeiter kommt
  • Stammdaten / -belege unvollständig, aber Kostenstelle, Zugangskarte, Login, Handy, Laptop, Mail-Account, Flugticket sind zwingend zu bestellen bzw. anzulegen

Szenario 2: Änderung Dokumentvorlagen

  • rechtliche Vorgaben ändern sich
  • viele Mitarbeiter nutzen aber wegen Prozessausnahmen eigene Formulare aus den Vorjahren
  • durchgängiges, rechtskonformes Arbeiten kann nur mit großem Aufwand gewährleistet werden

Szenario 3: Verhinderter Schritt

  • Genehmigungsprozess gestartet
  • Vorgesetzter 1 erkrankt
  • Vorgesetzter 2 im Urlaub
  • Prozess wartet, Genehmigung kommt verspätet bei Materialbeschaffung an
  • Material wird verspätet bestellt
  • Arbeitsfortschritt gefährdet

Lösung

Agile Guides ermöglichen unterschiedliche Einstiegspunkte in Prozesse. Sie können situativ angemessen arbeiten und auf besondere Umstände eingehen. Agile Guides begleiten ohne einzuengen.

Lösung

Dokumentvorlagen können

  • sehr einfach situations- und zeitgerecht angepasst werden
  • an den richtigen Stellen mit den richtigen Daten automatisch gefüllt werden.

Arbeitslast und Fehleranfälligkeit verringern sich dadurch erheblich. Aktualisierungen wirken sich bei Bedarf sofort systemweit für alle User aus.

Lösung

Agile Guides bieten für unvorhergesehene Situationen im Standard regelbasierte und nachvollziehbare Umgehungen an.

Das System leistet Hilfe, damit der Fallbearbeiter agil agieren kann, auch wenn etwas nicht vordefiniert wurde - natürlich mit entsprechender Dokumentation im System.

Weitere Vorteile:

  • Fachabteilungen und Fall-Verantwortliche entscheiden bei Ausnahmen situationsgerecht, bleiben im System und reagieren flexibel auf unvorhergesehene Änderungswünsche aus dem operativen Bereich.

  • Gelebte Agilität: kurze Design-, Test- und Implementierungszyklen ermöglichen schnelle Reaktionszeiten für das Tagesgeschäft. Durch das iterative Konzept sind Aufbau und Anpassen im Alltag zügig umsetzbar.

  • User-Feedbacksystem: schnelle Kommunikation und Nachverfolgung von Problemen, Fehlern, Lücken.

  • Liegezeiten von Fällen werden vermieden bzw. minimiert.

  • Prozess-Kennzahlen erlauben erstmals objektive Qualitätsanalysen und die Durchführung von Optimierungen.

  • No-Coding-Ansatz erlaubt die Erstellung von Guides durch EDV-affine Personen ohne Programmierkenntnisse

Einfaches Design agiler Prozessassistenten:

Wenn die Mitarbeiter das Design verstanden haben, können sie nach dem Systemstart eigenständig ohne externe Berater arbeiten.

Agile Guides erlauben Ihnen, auf unerwartete Situationen angemessen flexibel zu reagieren!

Kundenstimmen

Prozessgüte

„Ein- und Austritt sind aktuell die einzigen Prozesse in der Personalabteilung, die genau eingehalten werden“

Vertretungen

„Kurzfristige Vertretungen erfolgen ohne Informationsverluste und Zusatzaufwände“

Neue Personalreferenten

„werden in teilweise komplexe Eintritts- und Austrittsprozesse innerhalb weniger Tage eingearbeitet“

Dokumentenvorlagen

Verwendung der jeweils aktuellsten Versionen: „Es wird eine Wahrscheinlichkeit von 100% erreicht“

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