Schluss mit Prozessberatung nach dem Hubschrauber-Prinzip!
Sie haben das auch schon erlebt?
- Regelmäßig einfliegen.
- Mitarbeiter aufscheuchen und viel Staub aufwirbeln.
- Umfragen durchführen, Analysen erstellen.
- PowerPoint-Folien mit schicken Grafiken und Empfehlungen vorstellen.
- Abfliegen bis zur nächsten (kostenspieligen) Runde.
Schluss mit klassischen, alltags(un)tauglichen Prozessdefinitionen!
- Prozesse werden aufwändig modelliert.
- Mitarbeiter werden geschult.
- Werkzeuge und Denken werden angepasst.
- Im Alltag jedoch versagt die Modellierung bei dynamischen, unvorhergesehenen Abweichungen.
- Individuell erstellte Excellisten und Merkzettel haben an vielen Arbeitsplätzen Hochkonjunktur.
- Besonders bei Krankheit oder Urlaub ist vieles undokumentiert: Fehler resultieren oder sogar Prozess-Stillstand.
Schluss mit dem Frust bei Mitarbeitern!
- Vordefinierte Abläufe funktionieren in der Praxis oft nicht.
- Unvorhergesehene Ausnahmen sind entweder nicht oder nur mit hohem Aufwand abbildbar.
- Unnötig großer Zeitaufwand oder fehlendes Fachwissen verhindern zeitnahe Lösungen.
- Alternative Lösungen auf kleinem Dienstweg bieten kaum Revisionsicherheit oder Nachvollziehbarkeit.
- Stress und Frust in den Abteilungen wachsen an.
Schluss mit der Vernachlässigung "kleiner" Prozesse!
- Bei Prozessdefinitionen werden häufig nur die "großen" Prozesse berücksichtigt, auch aus Aufwandsgründen.
- In der Folge bleiben viele „kleinere“ Prozesse bei der Digitalisierung von Unternehmen unberücksichtigt.
- Dabei bleibt das gewaltige Einsparungspotenzial dieser unzähligen „kleineren“ Prozessoptimierungen ungenutzt.
Machen Sie es doch selbst!
Fachabteilungen wissen am besten, wo das Potenzial verborgen ist! Mit unseren #AgilenGuides optimieren sie diese selbstständig, unkompliziert, ohne Programmierung - und das Ganze während des laufenden Geschäftsbetriebs!
Lösungsbeispiel für unerwartet frühen Eintritt eines Mitarbeiters
- Heute erfahren Sie, dass übermorgen ein neuer Mitarbeiter kommt.
- Stammdaten / -belege sind unvollständig, aber Kostenstelle, Zugangskarte, Login, Handy, Laptop, Mail-Account, Flugticket sind zwingend zu bestellen bzw. anzulegen.
Lösung durch #Agile Guides
Sie ermöglichen unterschiedliche Einstiegspunkte in Prozesse. Mitarbeiter können situativ angemessen arbeiten und auf besondere Umstände eingehen. #AgileGuides begleiten ohne einzuengen.
Lösungsbeispiel für die kurzfristige Änderung von Dokumentvorlagen
- Rechtliche Vorgaben ändern sich.
- Viele Mitarbeiter nutzen aber wegen Prozessausnahmen eigene Formulare aus den Vorjahren.
- Durchgängiges, rechtskonformes Arbeiten kann nur mit großem Aufwand oder gar nicht gewährleistet werden
Lösung durch #Agile Guides
Dokumentvorlagen können sehr einfach situations- und zeitgerecht angepasst und an den richtigen Stellen mit den richtigen Daten automatisch gefüllt werden. Die Arbeitslast und Fehleranfälligkeit verringern sich dadurch erheblich. Aktualisierungen wirken sich bei Bedarf sofort systemweit für alle User aus.
Lösungsbeispiel für einen verhinderten Prozess-Schritt
- Ein Genehmigungsprozess wird gestartet.
- Vorgesetzter 1 ist aber erkrankt, Vorgesetzter 2 im Urlaub.
- Der Prozess steht still, die Genehmigung kommt verspätet bei Materialbeschaffung an, das Material wird verspätet bestellt und der Arbeitsfortschritt ist gefährdet.
Lösung durch #AgileGuides
Für unvorhergesehene Situationen stehen im Standard regelbasierte und nachvollziehbare Umgehungen zur Verfügung. Das System leistet Hilfe, damit der Fallbearbeiter agil agieren kann, auch wenn etwas nicht vordefiniert wurde - natürlich mit entsprechender Dokumentation im System.