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#Guides sind flexible Prozess-Assistenten

Nutzen und Vorteile für Ihre Abläufe

Szenario 1: Unerwartet früher Eintritt

  • heute erfahren Sie, dass übermorgen ein neuer Mitarbeiter kommt
  • Stammdaten / -belege unvollständig, aber Kostenstelle, Zugangskarte, Login, Handy, Laptop, Mail-Account, Flugticket sind zwingend zu bestellen bzw. anzulegen

Szenario 2: Änderung Dokumentvorlagen

  • rechtliche Vorgaben ändern sich
  • viele Mitarbeiter nutzen aber wegen Prozessausnahmen eigene Formulare aus den Vorjahren
  • durchgängiges, rechtskonformes Arbeiten kann nur mit großem Aufwand gewährleistet werden

Szenario 3: Verhinderter Schritt

  • Genehmigungsprozess gestartet
  • Vorgesetzter 1 erkrankt
  • Vorgesetzter 2 im Urlaub
  • Prozess wartet, Genehmigung kommt verspätet bei Materialbeschaffung an
  • Material wird verspätet bestellt
  • Arbeitsfortschritt gefährdet

Lösung

#Guides ermöglichen unterschiedliche Einstiegspunkte in Prozesse. Sie können situativ angemessen arbeiten und auf besondere Umstände eingehen. #Guides begleiten ohne einzuengen.

Lösung

Dokumentvorlagen können

  • sehr einfach situations- und zeitgerecht angepasst werden
  • an den richtigen Stellen mit den richtigen Daten automatisch gefüllt werden.

Arbeitslast und Fehleranfälligkeit verringern sich dadurch erheblich. Aktualisierungen wirken sich bei Bedarf sofort systemweit für alle User aus.

Lösung

#Guides bieten für unvorhergesehene Situationen im Standard regelbasierte und nachvollziehbare Umgehungen an.

Das System leistet Hilfe, damit der Fallbearbeiter agil agieren kann, auch wenn etwas nicht vordefiniert wurde - natürlich mit entsprechender Dokumentation im System.

Weitere Vorteile:

  • Fachabteilungen und Fall-Verantwortliche entscheiden bei Ausnahmen situationsgerecht, bleiben im System und reagieren flexibel auf unvorhergesehene Änderungswünsche aus dem operativen Bereich.

  • Gelebte Agilität: kurze Design-, Test- und Implementierungszyklen ermöglichen schnelle Reaktionszeiten für das Tagesgeschäft. Durch das iterative Konzept sind Aufbau und Anpassen im Alltag zügig umsetzbar.

  • User-Feedbacksystem: schnelle Kommunikation und Nachverfolgung von Problemen, Fehlern, Lücken.

  • Liegezeiten von Fällen werden vermieden bzw. minimiert.

  • Prozess-Kennzahlen erlauben erstmals objektive Qualitätsanalysen und die Durchführung von Optimierungen.

  • No-Coding-Ansatz erlaubt die Erstellung von Guides durch EDV-affine Personen ohne Programmierkenntnisse

Einfaches Design agiler Prozessassistenten:

Wenn die Mitarbeiter das Design verstanden haben, können sie nach dem Systemstart eigenständig ohne externe Berater arbeiten.

#Guides erlauben Ihnen, auf unerwartete Situationen angemessen flexibel zu reagieren!

Kundenstimmen

Prozessgüte

„Ein- und Austritt sind aktuell die einzigen Prozesse in der Personal­abteilung, die genau ein­gehalten werden“

Vertretungen

„Kurzfristige Ver­tretungen erfolgen ohne Informations­verluste und Zusatz­aufwände“

Neue Personalreferenten

„werden in teilweise komplexe Eintritts- und Austritts­prozesse innerhalb weniger Tage ein­gearbeitet“

Dokumentenvorlagen

Verwendung der jeweils aktuellsten Versionen: „Es wird eine Wahr­schein­lichkeit von 100% erreicht“

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